Medewerkers creëren en rollen toekennen in het Portaal voor Lokale Besturen

Zorg ervoor dat je de persoonlijke gegevens (voornaam, naam, gsm-nr en mailadres) verzameld hebt van de medewerkers die je toegang wilt geven.
Nadat je bent ingelogd kom je op een scherm waar je klikt op “Medewerkers”.

Klik nu op “Nieuwe medewerker aanvragen”.

Je kiest om medewerkers één per één aan te maken of meerdere medewerkers in groep.
Klik op ‘Ga verder’.

Hier geef je de persoonlijke gegevens van de medewerker in:

• Voornaam en naam
• Gsm-nummer
• E-mailadres

En klik daarna op de knop Ga verder.

Hier ken je de rol toe van de nieuwe medewerker (Verantwoordelijk of een andere rol). Dit kan je ook later doen in bulk.
En klik daarna op de knop Ga verder.

Indien je de rol onmiddellijk toekent, vink dan de rol(len) aan die je wil toekennen. Wil je dat een medewerker ook Verantwoordelijke wordt, zet dan ook daar bijkomend een vinkje aan. 

Klik op ‘Ga verder’.

Verstuur nu de uitnodiging tot registratie door naar je medewerker. Deze moet nu ook de éénmalige registratieprocedure doorlopen.

Je komt nu op het scherm waarbij je opnieuw een medewerker kan toevoegen.

Voeg meerdere medewerkers in één keer toe door te klikken op “Meerdere”.
En klik daarna op de knop Ga verder.

Klik nu op ‘Downloaden’.
Vul in deze Excel (CSV-bestand) de gevraagde gegevens in en sla dit CSV-bestand op je computer op.
Daarna kan je dit bestand opladen in het Portaal voor Lokale Besturen.

Gsm-nummer moet de vorm 04XXXXXXXX hebben.

Je ziet na opladen onmiddellijk of alle gegevens correct werden ingevuld. Bij eventuele problemen kan je de lijst met de meest voorkomende foutmeldingen raadplegen

Klik op ‘Ga verder’

Hier kan je de rollen onmiddellijk per persoon toekennen of je kan dit in bulk doen.
Let wel, als je dit in bulk doet, krijgt iedereen dezelfde rol.
Achteraf kun je wel nog een bijkomende rol van bvb. Verantwoordelijke toekennen

De medewerker ontvangt de uitnodiging om zich te registreren per mail.

Op het tabblad “Actieve medewerkers” zie je wie al geregistreerd is. Heeft een medewerker jouw organisatie verlaten dan kun je hier zijn toegang verwijderen.

Op het tabblad “Aangevraagde medewerkers” zie je wie zich nog niet heeft geregistreerd of wie geblokkeerd staat (door bvb. 3 x verkeerd ingeven informatie tijdens het registratieproces).

Een medewerker deblokkeren, doe je via de knop ‘heractiveren’.

Je kan een nieuwe registratielink sturen via de ‘Verstuur opnieuw’ knop, als de medewerker zijn registratiemail niet meer terugvindt. Klik daarvoor op het icoon met de 3 puntjes.

Dan verschijnt er een knop ‘Verstuur opnieuw’, door hierop te klikken wordt er een nieuwe registratiemail verstuurt naar de medewerker.

Je kan deze actie ook in bulk doen, op die manier kan je naar meerdere medewerkers tegelijk een nieuwe registratiemail sturen. Duid de gewenste medewerkers aan en klik op ‘Bulkacties’.

Klik op ‘Registratielink versturen’. De aangeduide medewerkers ontvangen nu een nieuwe registratiemail.

Bevestig je keuze in het pop-upvenster.

Wijzigen van de rollen voor medewerkers, doe je via het potloodje.

Hier kan je bijkomende rollen toekennen of rollen verwijderen.